ERP merupakan salah satu software powerful yang memudahkan proses bisnis dapat berjalan secara otomatis. Konsep Mini ERP Sistem untuk UMKM Indonesia sangat cocok untuk dapat diimplementasi, dikarenakan Mini ERP ini dapat menekan biaya implementasi dan direduksi mengikuti kebutuhan perusahaan UMKM.
Latar Belakang Implementasi ERP
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan sistem informasi yang berbeda-beda. Pengimplementasian Enterprise Resource Planning (ERP) pada UMKM merupakan langkah untuk menghilangkan sistem manual yang saat ini masih ada pada suatu perusahaan saat menjalankan bisnis. Tidak terstrukturnya dan tidak terdokumentasikannya proses bisnis dapat menyebabkan beberapa masalah seperti kesalahaan pendataan, pencatatan, penjadwalan, dan lain sebagainya. Dengan penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) dapat mempercepat proses bisnis UMKM tentu dapat membantu dalam proses berjalannya perusahaan. Enterprise Resource Planning (ERP) juga mencakup berbagai macam kebutuhan perusahaan dari berbagai aspek yang dikemas dalam sebuah software. Enterprise Resource Planning (ERP) menjanjikan untuk mengintegrasikan modul modul proses bisnis yang berbeda ke dalam sebuah arsitektur informasi terintegrasi tunggal.
Konsep Mini ERP untuk UMKM
Pada penelitian sebelum nya (Falgenti, Mai, & Sumaryoto, 2014) membuat sebuah jurnal yang berjudul “Implementasi ERP Pada UKM dengan Design-Reality Gap Model: Studi Kasus Implementasi SAP B1 di PT CP” Jurnal tersebut bertujuanuntuk pengoptimalan setiap proses bisnis perusahaan UKM untuk meningkatkan kualitas proses bisnis menggunakan sistem ERP SAP Business One.
Adapun kekurangan dari pengembangan dan pengimplemtasian tersebut adalah modul modul yang di gunakan pada ERP jenis SAP Business One dirasa masih sangat kompleks untuk ukuran perusahaan UKM terutama kelas menengah ke bawah. Selain itu dalam proses implementasinya terdapat beberapa kesenjangan dalam proses implementasi seperti kesenjangan persiapan data, kesenjangan informasi, kesenjangan proses bisnis, kemampuan staff dan kesenjangan struktur manajemen (Falgenti, Mai, & Sumaryoto, 2014). Beberapa kesenjangan ini berujung pada hasil Implementasi ERP di PT. CP yang sukses mencapai tujuan, tapi tidak mendapatkan keuntungan maksimal karena implementasi di PT.CP tidak sejalan dengan tujuan dan fungsi sistem ERP yaitu mengintegrasikan seluruh proses bisnis di seluruh bagian perusahaan kedalam satu aplikasi tunggal. Pihak manajemen pun perlu mengkaji ulang penerapan sistem ERP ini.
Temuan dalam penelitian (Falgenti, Mai, & Sumaryoto, 2014) juga menyatakan mahalnya biaya sumber daya teknis adalah salah satu faktor utama pelaku UKM di Jabotadebak tidak berinvestasi mengimplementasikan sistem ERP. Berkaca dari proses pengimplemtasian tersebut, penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada sebuah perusahaan akan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan bila betul betul di sesuaikan dengan kebutuhan dan kualitas sumber daya yang dimiliki para pelaku UMKM. Melalui pengimplementasian sistem Mini ERP yang hanya berfokus pada 5 modul yaitu Master Data, Penjualan, Pembelian, Inventory dan Laporan Akuntansi. Adapun keuntungan yang didapatkan jika mengimplementasikan sistem Mini ERP PipeSys modul adalah sebagai berikut:
1. Biaya Implementasi dapat lebih ditekan seperti, biaya konsultan, biaya lisensi pengguna, biaya sewa jaringan, dan biaya perawatan sistem ERP
2. Modul sistem ERP menjadi lebih sederhana sehingga lebih mudah di pelajari oleh staff perusahaan yang belum memiliki basic IT
Landasan Teori
Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah penggabungan antara teknologi informasi dan kegiatan seseorang yang menerapkan IT untuk mendukung kegiatan operasional dan manajemen. Dalam arti luas, istilah sistem informasi sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap (Suryalena, 2013). Sistem ERP menjadi salah satu sistem informasi yang mampu mengintegrasikan aliran informasi dan proses bisnis perusahaan. Implementasi sistem ERP dapat menghasilkan proses berbagi informasi yang lebih baik, koordinasi antar unit bisnis lebih baik, peningkatan kualitas dan waktu pengambilan keputusan, peningkatan kualitas perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang lebih efektif, serta respon terhadap permintaan pelanggan lebih cepat. Ada dua alasan mengapa perusahaan harus menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu:
a. Integrated
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memudahkan perusahaan mengelola data secara real-time. Perubahan data di satu bagian, akan memengaruhi pencatatan di bagian terkait lainnya. Misalnya, bagian penjualan memperbarui data penambahan penjualan produk, maka otomatis persediaan di gudang juga berkurang, dan penerimaan akan tercatat di bagian keuangan
Sinkronisasi proses di sejumlah departemen yang berhubungan ini membantu pekerjaan mencapai hasil yang lebih cepat dan lebih baik.
b. Cepat dan Efisien
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) membantu membuat proses bisnis perusahaan lebih cepat, lebih mudah, dan lebih efisien. Perusahaan dapat menghemat biaya operasional yang tidak perlu, menghilangkan duplikasi data, dan menekan biaya proses bisnis. Selain biaya, sistem informasi terpadu ini juga menyingkat waktu sehingga karyawan lebih produktif.
Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM)
UMKM adalah unit usaha produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau Badan Usaha disemua sektor ekonomi. Menurut Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah
Kriteria usaha mikro yaitu:
1. Memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
2. Memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah).
Kriteria usaha kecil adalah sebagai berikut:
1. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
2. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah).
Kriteria usaha menengah adalah sebagai berikut:
1. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
2. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
Accounting & Finance Management
Accounting adalah aktivitas untuk mengumpulkan, mengidentifikasi,mengklasifikasi, mencatat transaksi serta kejadian yang berhubungan dengankeuangan, sehingga menghasilkan informasi keuangan atau suatu laporan keuangan yang dapat digunakan oleh pihak yang berkepentingan. Penggunaan informasi Accounting & Finance Management pada perusahaan juga disebutkan memberikan peranan penting yang mendukung naiknya kinerja antara integrated manufacturing practices dan kinerja dari suatu perusahaan (Hasan, Br Sembiring, Hamidah,
Estefania, & Noorliana, 2022)
Inventory Management
Pada Inventory Managemeent ini dilakukan proses pengelolaan master barang (bahan baku, barang jadi, dan barang setengah jadi), pengelolaan barang, daftar harga barang, dan juga transaksi yang dilakukan terhadap barang (goods issue, receipt, dan transfer posting dan lain-lain
Sales Order (Penjualan)
Sales Order adalah modul penjualan, fungsi ini terdapat penawaran sales, pemesanan pelanggan, master record, serta struktur diskon, retur, dan fungsi lainnya.
Purchasing (Pembelian)
Purchasing adalah modul penjualan, Dengan adanya fungsi ini, hal-hal yang dapat dikelola adalah pembeli dapat melacak proses pemesanan, good receipt, dan incoming invoice.
Referensi
Adawiyah, W. R. (n.d.). Faktor Penghambat Pertumbuhan Usaha Mikro KecilMenengah (UMKM): Studi di Kabupaten Banyumas. 1-18.
Ayu R, S. D., Aji Nugroho, R. S., Widjaja3, A. A., Christmastuti, A. A., &Purnamasari, V. (2021). Pemanfaatan Software ERP pada UMKM:.Prosiding Sendimas VI Tahun 2021, 95-99.
Badan Pusat Statistik Indonesia. (2013). Tabel Perkembangan UMKM 2011-2013. Retrieved from Badan Pusat Statistik: https://www.bps.go.id/indicator/13/1099/1/tabel perkembanganumkm.html
Falgenti, K., Mai, C., & Sumaryoto. (2014). Implementasi ERP Pada UKM dengan Design-Reality Gap Model : Studi Kasus Implementasi SAP B1 di PT CP. Jurnal Manajemen Teknologi, 271-289.
Hasan, G., Br Sembiring, A. W., Hamidah, R. N., Estefania, & Noorliana, E. (2022). Penerapan Sistem ERP pada UMKM Zevenstore Di Kota Batam. Jurnal Ekonomi & Ekonomi Syariah Vol 5 No 2, 2025-2037.
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. (2020, November). Membangkitkan UMKM di Masa Pandemi dengan Inovasi dan Teknologi. Retrieved from LIPI:http://lipi.go.id/siaranpress/membangkitkan-umkm-di-masa-pandemidengan-inovasi-dan-teknologi/22212
Rahmatiawan, R. (2022, Maret 28). SIBAYA: Solusi Untuk Surabaya di Era Society 5.0. Retrieved from Universitas Airlangga: https://penalaran.ukm.unair.ac.id/2022/03/28/sibaya-solusi untuksurabaya-di-era-society-5-0/
RC Electronic. (2018). ERP PIPESYS. Retrieved from RC Electronic: https://www.rcelectronic.co.id/erp-pipesys
Suryalena. (2013). Enterprise Resource Planning sebagai Tulang Punggung Bisnis Masa Kini. JURNAL APLIKASI BISNIS, Vol. 3 No. 2, 145-153
Penulis : Meilina Eka Ayuningtyas
