Microsoft Outlook : Sejarah, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangan

Sejarah Microsoft Outlook

Pada awalnya, bundel Microsoft Office tidak berisi Outlook sama sekali. Pada tahun 1992, Microsoft merilis program manajemen waktu bernama Microsoft Schedule untuk Windows 3.0 dan Classic Mac OS, yang dianggap sebagai pendahulu Microsoft Outlook. Kemudian, Microsoft Schedule + dihentikan secara bertahap, dan sebagian besar fiturnya diintegrasikan ke Outlook 97, versi pertama Microsoft Outlook. Outlook 97 dikenal sebagai versi pertama Microsoft Outlook, dirilis pada Jan 1997 sebagai komponen Office 97. Outlook 97 berfungsi sebagai addon untuk Microsoft Exchange Server 5.0 dan 5.5, yang menggabungkan sebagian besar fitur Microsoft Schedule +. Ini mendukung pengguna untuk tidak hanya membaca email tetapi juga mengelola kontak mereka, menjadwalkan janji temu di kalender, dan menambahkan catatan di jurnal. Selanjutnya, Microsoft meningkatkan Outlook, dan merilis Outlook 98 (mengatasi standar internet terbaru seperti HTML), Outlook 2000 (dipaketkan dengan Exchange 2000 Server), dan Outlook 2002 (disertakan dalam Office XP) berturut-turut.

Outlook 2003, dirilis pada November 2003, ditandai sebagai pencapaian penting pengembangan Outlook. Itu masih merupakan komponen suite Office 2003, dan program yang berdiri sendiri. Dalam versi ini, Outlook tidak hanya menyediakan menu dan toolbar klasik, tetapi juga merilis peningkatan yang signifikan di banyak area, termasuk pengalaman email yang lebih baik, berbagi kalender, lebih banyak pengaturan tampilan, dukungan Unicode lengkap, folder pencarian, bendera berwarna, kode pertukaran cache, dll. Selain itu, fitur ini menyempurnakan filter email sampah dengan memberikan definisi email sampah yang lebih terkini.

Office 2007 dirilis dengan revolusi antarmuka yang hebat – Ribbon UI. Outlook 2007 mengikuti perubahan dan menggunakan Ribbon UI di sub-jendela, seperti jendela pesan, jendela janji temu, jendela kontak, dll, tetapi tetap menjadi menu klasik dan toolbar di antarmuka utama. Outlook 2007 merilis banyak fitur penting dan berguna, seperti pratinjau lampiran, pesan teks dan SMS, berbagi kontak, mengekspor kalender sebagai file HTML, mengekspor item sebagai file PDF atau XPS, dll.

Di dasar versi sebelumnya, Outlook 2010 sangat ditingkatkan dan menjadi lebih canggih. Di satu sisi, versi ini mendukung untuk menambahkan beberapa akun pertukaran dalam satu profil, menyempurnakan tampilan percakapan ke email grup berdasarkan kriteria di seluruh folder email. Dan jauh lebih pintar untuk memperingatkan pengguna jika mengirim email tanpa subjek, menambahkan langkah cepat untuk menyelesaikan banyak tindakan dengan mudah secara bersamaan dengan satu klik, dan seterusnya. Di sisi lain, konektor sosial ditambahkan untuk menghubungkan berbagai jejaring sosial, rapat dapat dijadwalkan oleh kontak, indikator visual ditambahkan di bilah tugas untuk konflik dan permintaan rapat yang tidak dijawab, dll. Pita UI diterapkan ke antarmuka utama Outlook sejak Outlook 2010. Outlook 2013 dirilis pada Jan 2013 dengan visualisasi baru untuk tugas terjadwal, pengingat lampiran, kompresi file data Outlook, dll. Outlook 2016 hadir dengan kemampuan untuk membuat, membuka, mengedit, dan menyimpan file di cloud, Beri tahu saya pencarian, dll. Dan Outlook 2019 adalah versi terbaru saat ini.

Fungsi Microsoft Outlook

Microsoft Outlook adalah sebuah program pengelolaan email dan informasi pribadi yang dikembangkan oleh Microsoft Corporation. Fungsi utama Microsoft Outlook meliputi.

1. Email

Outlook memungkinkan pengguna untuk mengirim, menerima, dan mengelola email dari berbagai akun email yang berbeda. Pengguna dapat mengatur folder, menyusun pesan, menandai pesan penting, mengatur aturan email, dan melakukan pencarian di dalam kotak masuk mereka.

2. Kalender

Outlook menyediakan fitur kalender yang lengkap, yang memungkinkan pengguna untuk mengatur dan melihat jadwal kegiatan mereka. Pengguna dapat membuat acara, mengatur pengingat, membagikan kalender dengan orang lain, dan mengatur pertemuan atau undangan melalui email.

3. Kontak

Outlook memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola daftar kontak mereka. Pengguna dapat menambahkan informasi kontak, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Outlook juga mendukung integrasi dengan layanan kontak online, seperti Microsoft Exchange Server.

4. Tugas dan Catatan

Outlook menyediakan fitur untuk mencatat dan mengatur tugas dan catatan. Pengguna dapat membuat daftar tugas, mengatur prioritas, menambahkan tenggat waktu, dan mengelompokkan tugas ke dalam kategori tertentu. Fitur catatan memungkinkan pengguna untuk mencatat informasi penting atau membuat catatan cepat.

5. Manajemen Berkas

Outlook memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola berkas-berkas terlampir dalam email. Pengguna dapat melampirkan file ke email yang dikirim atau menerima file terlampir dalam email yang diterima. Outlook juga menyediakan fungsi pencarian dan pengaturan folder untuk membantu pengguna mengelola berkas-berkas yang diterima.

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Outlook

Kelebihan Microsoft Outlook

1. Memiliki Antar Muka Yang User Friendly

Tampilannya user friendly, enak di pandang, jelas, mudah di pahami dan simple. Jadi orang yang baru memakainya dapat dengan mudah menggunakannya terutama dalam berkirim email.

2. Keamanan Yang Baik

Kelebihan Outlook selanjutnya yaitu memiliki beragam fitur keamanan, seperti memiliki fitur aktivitas terakhir akun hingga otentikasi pesan dan enkripsi pesan.

3. Dapat Terhubung Ke Sosial Media dan Sinkronisasi Smartphone

Dengan fitur sosial conector maka memungkinkan pengguna dapat menghubungkan akun Outlook ke sosial medianya. Selain itu memungkinkan juga pengguna untuk menghubungkan akun Outlook dengan smartphone sehingga dapat di akases kapan saja.

4. Membuat Folder

Tujuannya untuk memisahkan email berdasarkan kategorinya, Misalnya jika ada email yang dianggap penting tentunya akan disimpan berdasarkan kategori folder yang telah dibuat. Jadi saat di butuhkan kita dapat dengan cepat mencari email penting tersebut dan pesan masuk menjadi lebih rapi.

Kekurangan Microsoft Outlook

1. Versi Gratis Kapasitas Penyimpanan Kecil

Kelemahan Outlook adalah terdapat versi gratis yang penyimpanannya terbatas hanya mencapai 5 GB. Sedangkan untuk kapasitas penyimpanan lebih besar harus menggunakan versi premiumnya yang memiliki kapasitas penyimpanan hingga 1 TB.

2. Tidak Banyak Digunakan Di Indonesia

Bagi orang Indonesia pasti lebih familiar dengan email Yahoo atau Gmail karena sering digunakan sehingga lebih familiar. Oleh karena itu bagi yang pertama menggunakan Outlook mungkin perlu beradaptasi lagi terutama mengenai interface dan beragam fiturnya yang bisa digunakan terutama untuk menunjang aktivitas kantor.

Produk Yang Sejenis

Ada beberapa produk yang sejenis dengan Microsoft Outlook yang dapat digunakan sebagai alternatif atau pengganti, tergantung pada kebutuhan dan preferensi pengguna. Berikut adalah beberapa contohnya:

1. Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird adalah aplikasi mail client open source yang menawarkan reliabilitas yang sangat mumpuni untuk mengirim dan menerima email. Tampilan yang sederhana, setup yang mudah dan stabil, adalah fitur unggulan yang menjadikan Mozilla Thunderbird menjadi alternatif terbaik untuk menggantikan Microsoft Outlook.

2. Zimbra

Zimbra adalah aplikasi open source yang sudah sangat populer digunakan sebagai aplikasi untuk membangun mail server. Selain itu, Zimbra juga memiliki produk mail client open source yang bisa menjadi alternatif sangat baik untuk Microsoft Outlook. Zimbra mail client tersedia untuk platform Windows, Mac dan Linux.

 

3. Claws Mail

Claws mail adalah aplikasi salah satu aplikasi mail client open source terbaik yang populer dan banyak digunakan oleh pengguna sistem operasi Linux. Aplikasi ini menawarkan fitur yang kaya seperti editor, filtering, dan dukungan perangkat eksternal.  Selain bekerja dengan baik untuk sistem operasi Linux, Claws Mail juga tersedia dan bisa dijalankan dengan sama baiknya di sistem operasi Windows dan Mac

Tutorial Cara Penggunaan Microsoft Outlook

Berikut adalah cara mengirim email di Microsoft Outlook:

 

1. Klik di bagian “Mengirim Email”.

2. Setelah Masukkan alamat email dan isi pesan emai sudah terisi, Klik tombol “send”.

 

Kesimpulan

Microsoft Outlook adalah salah satu aplikasi email yang sangat populer dan banyak digunakan di seluruh dunia. Dengan antarmuka yang intuitif dan fungsionalitas yang lengkap, Outlook memungkinkan pengguna untuk mengelola multiple akun email dari berbagai penyedia layanan email seperti Microsoft Exchange, Office 365, Gmail, Yahoo Mail, dan lainnya. Pengguna dapat dengan mudah mengirim, menerima, dan mengatur email mereka dalam satu platform terpadu. Selain itu, Outlook juga menyediakan fitur kalender yang canggih yang memungkinkan pengguna untuk mengatur jadwal, mengatur pertemuan, dan berbagi jadwal dengan orang lain. Fitur pencarian yang kuat juga hadir dalam Outlook, memudahkan pengguna untuk menemukan email, kontak, atau catatan yang mereka butuhkan dengan cepat dan efisien.

Salah satu keunggulan Outlook adalah integrasinya yang kuat dengan produk Microsoft lainnya. Pengguna dapat dengan mudah mengakses dan mengedit dokumen Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint langsung dari dalam aplikasi Outlook. Hal ini memungkinkan pengguna untuk bekerja dengan mulus antara email dan dokumen terkait tanpa perlu beralih antara aplikasi yang berbeda. Selain itu, Outlook juga dilengkapi dengan fitur keamanan yang tangguh. Fitur perlindungan spam dan deteksi phishing membantu melindungi pengguna dari serangan keamanan online dan menjaga privasi data pengguna. Dengan reputasinya sebagai salah satu aplikasi email paling andal dan fungsional, Microsoft Outlook terus menjadi pilihan yang populer bagi individu dan organisasi dalam mengelola komunikasi dan jadwal mereka dengan efisiensi dan keamanan yang tinggi.

Referensi:

https://id.extendoffice.com/132-outlook-tutorials/outlook-tutorials-get-started/6028-outlook-history.html

https://www.pengertianku.net/2021/05/microsoft-outlook-adalah.html