Mini ERP Sistem Sebagai Solusi Bisnis UMKM Indonesia

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu teknologi sistem informasi yang memungkinkan perusahaan menjalankan suatu proses bisnis secara realtime dan saling terintegrasi. ERP mampu menyelesaikan kebutuhan bisnis dari segala masalah serta hambatan fungsional dalam hal pengelolaan data, berbagi suatu informasi, dan menyalurkan seluruh praktik bisnis diantara semua pengguna dalam organisasi. SAP Business One adalah produk ERP sistem yang menghubungkan semua proses bisnis perusahaan mulai dari akuntansi, layanan pelanggan (CRM) sampai kepada suplai barang dan logistik. Keunggulan utama yang dimiliki dari SAP Business One yaitu bersifat realtime, sehingga mudah untuk menciptakan suatu kolabolasi antar divisi perusahaan.

Implementasi SAP

Implementasi sistem SAP merupakan aktivitas operasional yang membutuhkan waktu cukup lama. Hal ini karena kompleksitas ERP yang membutuhkan sebuah software dan infastruktur IT yang memadai serta melibatkan seluruh Top Level Management yang ada sebuah perusahaan. Jadi Implementasi SAP bukan hanya merupakan project IT semata, namun melibatkan seluruh divisi yang ada dalam perusahaan mulai dari finance, administrasi untuk keperluan migrasi data, IT, juga dukungan dari Top Level Management. Modul SAP Business One umum nya mendukung berbagai proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan. Beberapa modul SAP yang umum digunakan antara lain:

1. Financial Management
2. Sales Manegement
3. Services Management
4. Purchasing Management
5. Inventory Management
6. Production Management

Dalam tahapan implementasi nya terbilang kompleks, proses ini membutuhkan suatu persiapan yang matang. Seluruh tahapan atau proses yang ada dalam implementasi system ERP ini terbagi menjadi beberapa tahapan penting yang bertujuan agar pihak internal dan eksternal dapat memahami dengan baik seluruh tanggung jawab dari proses yang ada selama implementasi. Beberapa tahapan yang wajib ada dalam suatu implementasi ERP adalah :

1. Persiapan Proyek (Project Preparation)
2. Cetak Bisnis Proses (Business Process Blueprint)
3. Realisasi (Realization)
4. Persiapan Menjelang Penggunaan Sistem Baru (Go Live Preparation)
5. Mulai Penggunaan Sistem Baru dan Dukungan (Go Live and Support)

Dengan perencanaan persiapan yang matang, implementasi sistem ERP mampu meminimalisis adanya resiko sedini mungkin dan mampu mengurangi biaya operasional perusahaan.

Mini ERP Sistem dalam Membantu UMKM

Namun hanya sebagian kecil organisasi bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil risiko untu mengembangkan suatu sistem ERP sendiri (in-house). Karena itu, pada dasarnya semua sistem ERP adalah produk komersial. Menuju Era Society 5.0, banyak para pelaku UMKM Indonesia yang mulai tertarik pada sistem Mini ERP. Sistem ini dianggap mampu menyelesaikan permasalahan implementasi ERP yang bersifat kompleks karena membutuhkan waktu yang lama dalam implementasinya, proses bisnisnya lebih rumit dan perlu training banyak user. Sistem Mini ERP sendiri mengacu pada seluruh aktivitas memodifikasi modul ERP mengikuti kebutuhan bisnis perusahaan UMKM. Modofikasi ini dilakukan dengan membuat beberapa modul yang sering digunakan dalam perusahaan manufactur yaitu penjualan, pembelian, akunting serta inventory. Tujuan dari adanya modifikasi atau custom ini adalah untuk menyesuaikan sistem ERP dengan kebutuhan bisnis perusahaan dengan omset penjualan yang lebih rendah, menekan biaya implementasi, mengurangi tingkat kompleksitas agar mudah digunakan seluruh stackholder.

Mini ERP berfokus pada transaksi pembelian penjualan, pembelian, stock inventaris, dan akunting. Sistem ini cocok digunakan untuk perusahaan UMKM yang bergerak dibidang Distribusi, Sistem Manufacture, Retail Store, Garment serta Penyedia Jasa Layanan tertentu. Mini ERP juga memiliki keunggulan dari segi tampilan yang user friendly di banding sistem ERP lain seperti hal nya SAP Business One sehingga memudahkan pengguna untuk menggunakannya.

Prinsip Kerja Mini ERP Sistem

Prinsip kerja dari Mini ERP yaitu user yang memiliki role sebagai administrator melakukan setting pada sistem. Administrator juga dapat menginputkan data dalam database barang atau jasa yang dijual atau dibeli pada sistem.

Data yang dimasukkan dibagi menjadi 3 beberapa sub bagian, mulai dari master item produk, master business partner dan master COA. Master item produk berisi data mengenai foto produk, nama produk, category, kode produk, quantity, unit, selling price. Selanjutnya terdapat Master Business Partner berisi data perusahaan yang dijadikan sebagai vendor atau customer dilengkapi dengan data nama perusahaan, kode perusahaan, alamat, nomor telfon, email, jenis nya (customer atau vendor). Selanjutnya terdapat Master COA (Chart of Account) yang berisi daftar akun akuntansi yang tercatat dalam buku besar perusahaan. COA ini contoh nya berisi mengenai akun aset, hutang, modal, pendapatan, beban dan HPP (Harga Pokok Penjualan). Seluruh Master Data ini digunakan dalam seluruh transaksi dalam modul Mini ERP mulai dari penjualan, pembelian, inventory dan akuntansi. Setiap transaksi yang dijalankan juga akan mengeluarkan bukti transaksi otomatis berupa Good Receipt Detail, Payable Invoice, Sales return detail dan lainnya. Seluruh transaksi juga akan tercatat secara otomatis dalam bentu laporan keuangan akuntansi.

Sistem ini menyajikan tampilan dashboard yang menarik dan informatif dengan data pembelian, penjualan dan inventory realtime. Beberapa modul yang terdapat dalam Mini ERP yaitu :

Modul Account Receivable (AR)

Modul ini membantu proses penjualan mulai dari sales order, delivery, sales return sampai receivables payment

Modul Account Payable (AP)

Modul ini membantu proses pembelian mulai dari purchase order, good receipt, purchase return sampai ke payable payment

Modul Inventory

Modul ini membantu monitoring stok keluar dan masuk, seperti transaksi stock correction, stock opname, stock mutation

Modul Accounting

Modul ini membantu dalam hal pencatatan seluruh proses traksaksi keuangan yang terjadi sehingga menghasilkan laporan keuangan. Modul ini disesuaikan dengan standard accounting cash management, Jurnal, pendapatan, General Ledger, Balance Sheet, Profit and Loss serta berisi reporting transaksi.

Sekian pembahasan mengenai sistem mini ERP untuk menunjang proses bisnus UMKM indonesia. Semoga bermanfaat.

Penulis : Meilina Eka A