Transformasi digital mengubah cara lembaga, perusahaan, dan institusi pendidikan menjalankan aktivitasnya. Semua pihak dituntut untuk menghadirkan informasi secara cepat, akurat, dan dapat diakses kapan saja. Tanpa dokumentasi digital, kerja sama dan kolaborasi mudah terlupakan dan sulit ditelusuri. Bayangkan kita mendengar kabar tentang sebuah kolaborasi hebat, tapi tidak ada petunjuk untuk mengecek yaItu yang terjadi kalau tidak ada dokumentasi digital.
Jika aktivitas kerja sama, event, atau prestasi kampus tidak terekam dengan baik di internet, calon mahasiswa, mitra industri, dan lembaga akreditasi bisa meragukan kredibilitas universitas. Orang luar menilai kampus kita kurang aktif atau tidak transparan.
Pentingnya Dokumentasi Digital pada Aktivitas Kerja Sama dan Kolaborasi
Di era transformasi digital, setiap bentuk kerja sama—baik antara universitas, industri, pemerintah, maupun komunitas—perlu diabadikan secara digital. Dokumentasi digital bukan sekadar arsip, melainkan jejak kolaborasi yang bernilai strategis.
1. Memperkuat Reputasi dan Citra
Dokumentasi yang tertata rapi di website resmi meningkatkan kredibilitas lembaga. Publik, mitra internasional, serta calon mahasiswa atau investor dapat melihat rekam jejak kerja sama secara terbuka. Ini mempertegas komitmen institusi terhadap kolaborasi yang berkelanjutan.
2. Bukti Jejak Digital yang Mudah Diakses
Tanpa dokumentasi digital, kerja sama berisiko terlupakan atau sulit diverifikasi. Dengan jejak digital, informasi dapat diakses kapan saja, baik untuk keperluan laporan, audit, maupun publikasi.
3. Memperluas Jaringan dan Peluang
Setiap dokumentasi kolaborasi yang terpublikasi memperluas eksposur. Semakin banyak kegiatan yang terdokumentasi, semakin besar peluang hadirnya mitra baru, baik di tingkat lokal maupun global.
4. Meningkatkan Transparansi
Transparansi penting untuk menjaga akuntabilitas. Publikasi digital memberikan bukti nyata bahwa kerja sama telah dilakukan secara resmi, profesional, dan sesuai kesepakatan.
Contoh Panduan Dokumentasi Digital Kolaborasi
Berikut panduan langkah demi langkah yang dapat dijadikan acuan:
- Lakukan Identifikasi Kegiatan dengan cara mencatat detail acara/kolaborasi (nama kegiatan, mitra, tujuan, hasil). Kumpulkan Materi: Foto, video, notulen, dan dokumen perjanjian.
- Penutupan Acara, Saat penutupan atau akhir sesi diskusi, sampaikan ajakan kepada mitra untuk mempublikasikan informasi kerja sama atau kolaborasi di situs resmi masing-masing disertai dengan tautan digital yang mengarah ke situs resmi Telkom University maupun Mitra.
- Sampaikan kepada mitra bahwa dokumentasi digital disertai dengan pertukaran link adalah strategi branding digital bersama. Kegiatan ini sama-sama meningkatkan kredibilitas kedua instansi di mata publik
- Publikasi di Website Resmi
- Buat artikel atau berita resmi di website Telkom University
- Tambahkan hyperlink atau tautan ke website resmi mitra. Lakukan pertukaran Tautan (Link Exchange).
- Dorong mitra melakukan hal yang sama, melakukan penerbitan berita atau artikel kolaborasi dengan menautkan URL website resmi Telkom University
- Pastikan artikel di kedua belah pihak saling menautkan.
Pencarian Berita Kunjungan & Kolaborasi Telkom University serta Langkah Tindak Lanjut
Jika sebuah kegiatan kerja sama digital atau kolaborasi Telkom University ternyata sudah diberitakan di situs web mitra, langkah yang disarankan adalah:
1. Verifikasi Keaslian & Konten
- Buka tautan berita di situs mitra.
- Pastikan isi berita memang mengulas kerja sama dan kolaborasi dengan Telkom University dan menyebut nama resmi universitas, fakultas, atau unit terkait.
- Cek apakah tidak ada kesalahan informasi (tanggal, nama pihak, atau detail acara).
2. Pastikan Publikasi di Situs Telkom University
- Periksa portal resmi Telkom University untuk memastikan berita yang sama sudah dipublikasikan di website Telkom University.
- Jika belum, koordinasikan terlebih dahulu dengan tim Humas atau pengelola konten internal untuk membuat dan mengunggah artikel resmi.
3. Hubungi Pihak Mitra
Setelah memastikan berita di kedua sisi sudah tayang, operator website dapat menghubungi mitra dengan cara:
- Email resmi atau surat elektronik kepada redaksi/administrator situs mitra.
- Gunakan bahasa profesional dan sopan.
- Sampaikan ucapan terima kasih atas publikasi berita tersebut.
- Mintalah dengan ramah agar menambahkan hyperlink ke:
- Situs utama Telkom University (https://telkomuniversity.ac.id), atau
- Halaman berita resmi Telkom University yang memuat kerja sama tersebut.
Contoh permintaan singkat:
“Terima kasih atas publikasi berita kolaborasi bersama Telkom University. Kami mengusulkan penambahan tautan ke berita resmi kami di [URL berita Telkom University] agar pembaca dapat memperoleh informasi lengkap.”
4. Dokumentasikan
- Simpan bukti komunikasi (email, tangkapan layar) dan URL hasil akhir jika mitra menambahkan hyperlink.
- Catat tanggal, nama kontak, dan status (misalnya: permintaan dikirim, link sudah dipasang, menunggu respon).
