Pengaturan dan Penjelasan IT Setup pada Microsoft Teams

Pada kelas Microsoft kali ini membahas mengenai penjelasan serta langkah langkah dalam melakukan IT Setup agar dapat membantu IT Administrasi dalam melakukan pengaturan pada Microsoft Teams untuk sekolah atau instusi pendidikan.

Membuat Team di Microsoft Teams

Untuk membuat team, kita harus menginstall Microsoft Team dan login dengan akun yang sudah diaktifasi. Pembuatan team ini sama halnya dengan membuat grup. Berikut tata cara pembuatan team:

1.Pilih menu Teams di bar kiri, kemudian pilih Create a Team

2. Pilih tipe team yang dibutuhkan

• Class: untuk diskusi, projek kelompok, dan tugas kelas
• PLC: untuk tempat bekerja pengajar
• Staff: untuk staff administrasi dan pengembangan
• Other: untuk studi grup atau kelas ekstrakulikuler, untuk management team

3. Isi keterangan tentang Team yang dibuat (Judul, Deskripsi, Jenis team)

• Jenis team memiliki privasi yang terdiri dari dua yaitu Private dan Public.
• Private jika hanya ingin mengundang beberapa member saja.
• Public bisa untuk semua orang jika ingin join

4. Tambah member dalam Team

• Akun yang diundang ke dalam team harus sudah mengaktifkan akun microsoft, jika tidak maka tidak akan bisa diundang

5. Pilih tipe atau jenis keanggotaan tiap akun yang diundang

• Owner: seperti Leader
• Member: anggota biasa

Menu Pada Teams

A. Menu General

Pada bagian menu General, kita bisa membuat postingan atau pengumuman yang data ditujukan untuk anggota di dalam tim tersebut maupun anggota tim lainnya.

B. Menu Files

Pada bagian menu Files, kita bisa mengerjakan pekerjaan dengan file kolaborasi yang pada platform yang tersedia dari software Microsoft seperti word document

C. Menu Tab Lainnya

Selain menu General dan Files, kita bisa menambahkan menu sesuai dengan kebutuhan. Jika ingin membuat Task by Planner (untuk management project) klik pada bagian ikon “+” di kanan. Tab ini memiliki banyak menu yang bisa ditambahkan sesuai dengan kebutuhan

Menu Task by Planner pada Teams

Menu ini dapat digunakan untuk magaemen projek dimana dalam satu team bisa membuat banyak projek dan mengajak anggota team untuk masuk ke dalam projek tersebut. Berikut tata cara pembuatan Task untuk projek

1. Klik ikon “+” pada tab di sebelah kanan Files, kemudian pilih Task by Planner
2. Isi nama projek pada bagian Create A New Plan
3. Berikut halaman projek yang telah dibuat. Untuk menambahkan Task, pilih Add Task. Jika ingin menambahkan step tiap projek, pilih Add New Bucket. Isi Task yang dibuat. Jika sudah menambahkan Task, isi sesuai dengan tugas yang diberikan. Kemudia double click untuk memasukkan detail Task .
4. Isi detail Task
   • Progres: terdiri dari 3 state yaitu Not Started (belum dimulai/dikerjakan), Inn progress (sedang dkerjakan), Completed (Sudah dikerjakan)
   • Priority: terdiri dari 4 state yaitu Urgent, Important, Medium, dan Low
   • Start date – due date
   • Checklist: jika dalam satu Task terdapat banyak sub, bisa ditambahkan tiap itemnya
   • Add attachment: jika ingin menambahkan file

Task by Planner memiliki menu lain seperti:

• Chart: Pada bagian Chart, kita bisa melihat status dari Task yang sudah dibuat
• Schedule: Pada bagian Schedule, kita bisa melihat calender dimana sebagai pengingat terhadap tugas atau task yang sudah diberikan. Kita juga bisa memfilter waktunya seperti tugas yang sudah telat, tugas hari ini, minggu depan, dan sebagainya.
• Task yang sudah: dibuat pada tiap project atau team, bisa dilihat pada menu Task by Planner pada menu bar kiri.

Konfigurasi pengaturan Admin Center for Teams

Menu Admin Center ini hanya bisa diakses oleh akun Admin dengan Microsoft 365 premium.

Konfigurasi Pengaturan Admin (URL: http://portal.office.com)

Berikut langkah memberi akses kepada akun diluar teams untuk join pada Teams

1. Pada admin center, klik pada bagian Teams untuk konfigurasi Teams.
2. Pilih User >> External Access >> On
3. Untuk pengaturan akses akun dari luar teams, pilih Guess Access

Sekian ringakasan pembahasan pada kelas webinar IT Setups for Teams diatas, untuk pembahasan lengkapnya anda dapat mengunduh Materi Pembahasan pada IT Setup by Microsoft kali ini. Terdapat modul keseluruhan materi Team Learning Program by Microsoft yang dapat anda unduk dan buka melalui OneNote Microsoft.

Semoga bermanfaat.