Universitas Telkom menetapkan ketentuan penghapusan akun Microsoft bagi Mahasiswa dan Civitas Akademika berdasarkan Peraturan Universitas Telkom Nomor PU.001/PTI04/PTI-RLQ/2026 tentang Pedoman Layanan Microsoft. Ketentuan ini mengatur masa pakai akun, status non-aktif, serta penghapusan akun dan data layanan Microsoft di lingkungan Universitas Telkom.
Dasar Kebijakan Penghapusan Akun Microsoft Tel-U
Kebijakan penghapusan akun Microsoft diberlakukan untuk memastikan pengelolaan sistem informasi yang aman, efisien, dan sesuai dengan status keaktifan pengguna di Universitas Telkom.
Akun Microsoft yang dimaksud mencakup seluruh layanan Microsoft 365 yang disediakan oleh Tel-U, termasuk:
- OneDrive
- SharePoint
- Exchange
- Email institusi
Kebijakan Penghapusan Akun dan Storage
1. Akun Menjadi Non-Aktif
Akun Microsoft beserta seluruh lisensi akan dinonaktifkan (non-aktif) ketika status pengguna di Telkom University mengalami perubahan sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Penghapusan Akun dan Data
Setelah akun dinyatakan non-aktif, maka:
- Akun dan seluruh data akan dihapus permanen setelah 6 (enam) bulan
- Data yang dihapus meliputi seluruh file dan informasi yang tersimpan pada:
- OneDrive
- SharePoint
- Exchange
- Email Microsoft
⚠️ Catatan penting: Setelah proses penghapusan selesai, data tidak dapat dipulihkan kembali.
Ketentuan Penghapusan Akun Microsoft untuk Mahasiswa Tel-U
Penghapusan akun Microsoft mahasiswa akan dilakukan apabila status mahasiswa berubah menjadi salah satu kondisi berikut:
Perubahan Status Mahasiswa
- Graduated
Mahasiswa yang telah resmi menerima gelar akademik. - Passed Away
Mahasiswa yang telah meninggal dunia. - Drop Out
Mahasiswa yang diberhentikan dari Telkom University. - Resign
Mahasiswa yang mengajukan pengunduran diri. - Completed
Mahasiswa yang telah menyelesaikan program berbatas waktu, seperti:- Exchange
- Course tertentu
- Program MBKM
Ketentuan Penghapusan Akun Microsoft untuk Civitas Akademika Tel-U
Selain mahasiswa, kebijakan ini juga berlaku bagi civitas akademika (dosen dan pegawai) Telkom University.
Perubahan Status Civitas Akademika
Akun Microsoft akan dinonaktifkan dan dihapus apabila pegawai berada pada status berikut:
- Pensiun
Pegawai berhenti secara permanen karena mencapai batas usia kerja. - Undur Diri
Pegawai mengajukan pengunduran diri secara resmi. - Kontrak Habis
Pegawai dengan masa kontrak yang telah berakhir. - Cancel
Pegawai yang lolos seleksi namun membatalkan diri atau kontraknya dibatalkan. - Diberhentikan
Pegawai yang diberhentikan oleh institusi. - Meninggal
Pegawai yang telah meninggal dunia.
Imbauan Penting bagi Pengguna Akun Microsoft Tel-U
Untuk menghindari kehilangan data penting, seluruh pengguna disarankan untuk:
- Melakukan backup data pribadi sebelum status berubah
- Memindahkan file penting dari OneDrive atau Email institusi ke media pribadi
- Memastikan tidak ada data krusial yang tertinggal sebelum masa 6 bulan berakhir
Kebijakan penghapusan akun Microsoft di Telkom University merupakan bagian dari tata kelola layanan teknologi informasi yang bertanggung jawab. Dengan memahami ketentuan ini, baik mahasiswa maupun civitas akademika diharapkan dapat lebih siap dan bijak dalam mengelola data digitalnya.
Untuk informasi lebih lanjut, pengguna dapat menghubungi Direktorat Pusat Teknologi Informasi (PUTI) Telkom University melalui kanal resmi service desk.
