Software CRM terbaik untuk industri pendidikan bisa mengoptimalkan manajemen calon siswa, siswa, dan alumni. Temukan pilihan software CRM lainnya di sini!
Sebagian institusi pendidikan mungkin mengalami kesulitan mengelola data calon siswa yang tersebar dari berbagai platform. Akibatnya, proses penerimaan peserta didik tidak efisien dan sering mendapat keluhan dari orang tua dan calon siswa.
Masalah tersebut bisa diatasi dengan mengadopsi software CRM terbaik untuk industri pendidikan. CRM bisa mengelola seluruh proses dari pengumpulan data calon siswa, otomasi komunikasi, hingga manajemen pendaftaran dalam satu sistem terpadu. Kemampuan ini membuat interaksi dengan calon siswa menjadi lebih lancar, efisien, dan profesional.
Yuk, kita bahas beberapa pilihan software CRM terbaik untuk industri pendidikan pada artikel di bawah ini.
Manfaat Menggunakan Software CRM untuk Industri Pendidikan
Sebelum lebih jauh membahas penggunaan CRM di institusi pendidikan, mari kita bahas mengenai keuntungan menggunakannya, di antaranya sebagai berikut:
1. Data siswa terpusat dan mudah diakses
Aplikasi CRM menyatukan seluruh informasi calon siswa, peserta didik hingga alumni dalam satu platform terintegrasi. Integrasi ini memudahkan pencarian data, mencegah duplikasi, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
2. Kolaborasi antar departemen lebih efisien
Sistem yang saling terhubung memungkinkan setiap divisi seperti layanan, administrasi dan akademik dapat mengakses data yang sama secara real-time. Dengan begitu, koordinasi antar divisi lebih lancar dan proses pelayanan siswa menjadi lebih sinkron.
3. Komunikasi lebih konsisten dan profesional
Software CRM memudahkan pengiriman notifikasi otomatis ke siswa dan orang tua melalui berbagai kanal seperti email, WhatsApp, atau SMS. Riwayat komunikasi di saluran tersebut juga tersimpan rapi, sehingga interaksi tetap konsisten meski berpindah channel.
4. Proses pendaftaran siswa jadi lebih cepat
Sistem CRM bisa mengelola berbagai aktivitas pendaftaran mulai dari pengisian formulir, unggah dokumen, hingga pembayaran. Hal ini memungkinkan petugas administrasi untuk memantau progres pendaftaran dan mengotomatisasi tugas-tugas lainnya secara real time.
5. Hubungan dengan alumni tetap terjaga
Aplikasi CRM membantu menyimpan dan mengelola data alumni secara sistematis yang memudahkan pengiriman informasi, undangan acara, hingga kampanye donasi. Hal ini memperkuat koneksi jangka panjang antara institusi dan alumni.
Rekomendasi Software CRM Terbaik untuk Industri Pendidikan
Berikut ini 10 software CRM terbaik yang direkomendasikan untuk institusi pendidikan, berikut:
1. Mekari Qontak
Mekari Qontak adalah solusi CRM asal Indonesia yang menggabungkan Omnichannel Communication, CRM, dan customer support dalam satu platform. Software CRM Terbaik Mekari Qontak memungkinkan sekolah atau kampus mengelola komunikasi dari berbagai kanal (WhatsApp, email, Instagram, live chat, Facebook, Telegram dan Line) secara terpusat. Hal ini membantu instansi pendidikan mempercepat respon dan meningkatkan layanan di berbagai saluran.
Fitur unggulan:
- Aplikasi Omnichannel: Satukan semua saluran komunikasi di satu platform terpadu.
- Aplikasi CRM: Kelola data dan interaksi pelanggan secara terpusat.
- WhatsApp API: Kirim pesan massal dan layanan otomatis via WhatsApp resmi, anti blokir.
- Customer Support & Ticketing: Atur dan pantau tiket keluhan pelanggan secara real time.
- AI & Chatbot: Otomatiskan respons pelanggan 24/7 dengan AI yang dipersonalisasi.
2. Keap
Keap (dulu Infusionsoft) cocok untuk institusi pendidikan yang ingin mengelola lead dan kampanye pemasaran secara otomatis. Aplikasi ini unggul dalam mengelola kontak dan email marketing yang tersegmentasi, sekaligus meningkatkan efisiensi pengelolaan calon siswa secara otomatis.
Fitur unggulan:
- Manajemen Kontak & Segmentasi: Gunakan tags untuk mengelompokkan prospek, seperti “beasiswa” atau “alumni”.
- Otomatisasi Email & Follow-up: Kirim email nurturing dan pengingat secara otomatis berdasarkan aktivitas prospek.
- Tugas & Catatan Tim: Atur pengingat follow-up dan lacak interaksi dengan prospek secara efisien.
- Lead Scoring & Dashboard: Nilai prospek berdasarkan interaksi dan pantau kinerja tim lewat dashboard real-time.
3. Slate
Slate adalah aplikasi CRM khusus untuk proses penerimaan mahasiswa yang banyak digunakan oleh universitas dan sekolah menengah melalui platform slate.org. Sistem ini mempermudah kolaborasi antara sekolah dan kampus dalam proses seleksi masuk peserta didik baru.
Fitur unggulan:
- Application Management: Pantau status pendaftaran mahasiswa secara real-time.
- Upload Materials: Unggah dokumen seperti transkrip dan sertifikat secara digital.
- College Connection: Hubungkan sekolah dengan kampus untuk berbagi info seputar open house, kunjungan, dan lainnya.
- Admission Decisions: Lacak hasil seleksi dan kelola dokumen lanjutan pasca penerimaan.
- Guide the College Search: Bantu siswa memilih kampus yang sesuai minat dan profil.
Data Management: Kelola data pelamar, mahasiswa, dan alumni dalam satu sistem terintegrasi.
4. FileInvite
FileInvite adalah solusi CRM yang dirancang khusus untuk mengelola permintaan dokumen secara otomatis dan aman. Meski bukan sistem CRM penuh, namun FileInvite sangat ideal untuk mengelola administrasi sekolah/kampus dengan aman, cepat, dan tanpa proses manual yang melelahkan
Fitur unggulan:
- Automated Document Collection: Kirim permintaan unggah dokumen secara otomatis, dengan pengingat tenggat waktu.
- Client Portal: Portal ramah pengguna bagi siswa/orang tua untuk mengunggah file dari perangkat apa pun.
- Digital Signatures: Tanda tangan elektronik untuk dokumen penting seperti formulir dan kontrak.
- Document Generation: Ubah formulir offline jadi digital dan bisa diisi online.
- API & Integrasi: Terhubung dengan Google Drive, Dropbox, dan sistem lain seperti CRM utama.
- Admin Dashboard: Pantau status pengumpulan dokumen dan alur kerja staf dari satu tampilan.
5. Ellucian
dengan sistem akademik (SIS) yang dirancang khusus untuk kebutuhan perguruan tinggi.
Fitur unggulan:
- CRM Recruit: Kelola seluruh proses penerimaan dari prospek, aplikasi online, hingga tur kampus.
- Komunikasi Multisaluran: Kirim pesan otomatis yang dipersonalisasi lewat email, SMS, atau portal.
- Automasi Tugas: Jadwalkan kampanye, follow-up dokumen, dan tugas counselor secara otomatis.
- Integrasi SIS & Analitik: Hubungkan data ke SIS dan pantau metrik penting seperti yield rate dan prediksi pendaftar.
- 360° View Mahasiswa: Satu tampilan lengkap untuk IPK, kehadiran, dan keterlibatan kegiatan.
CRM Advance: Kelola relasi alumni dan donor dengan fitur riset prospek, tracking donasi, dan perencanaan beasiswa.
6. Pipedrive
Pipedrive menawarkan aplikasi CRM sederhana dan intuitif yang cocok untuk institusi pendidikan mengelola calon siswa seperti mengelola prospek penjualan. Tampilan antarmukanya berbasis kanban dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenjang pendidikan, terutama sekolah atau kampus.
Fitur unggulan:
- Pipeline Visual: Buat alur penerimaan siswa seperti “Kontak”, “Open House”, hingga “Diterima”.
- Manajemen Kontak & Transaksi: Lacak status calon siswa dan interaksi secara otomatis.
- Leads Inbox & Tracking: Simpan lead awal dan identifikasi pengunjung situs pendaftaran.
- Otomatisasi & Pengingat: Atur email follow-up otomatis dan reminder jadwal staf.
- Smart Contact & eSignature: Tambah data prospek otomatis dan kirim dokumen untuk ditandatangani digital.
- Dashboard Kinerja: Pantau konversi dan performa tim secara ringkas.
7. Bitrix24
Bitrix24 menawarkan solusi CRM lengkap untuk manajemen prospek, pemasaran, hingga kerja tim dalam satu platform. Semua jenjang pendidikan, khususnya sekolah dan kampus kecil dengan anggaran terbatas bisa menggunakan aplikasi ini. Bitrix24 juga sudah menyediakan versi Bahasa Indonesia.
Fitur unggulan:
- Manajemen Prospek: kelola lead dari formulir web hingga jadi deal.
- Contact Center Terpadu: Terhubung dengan WhatsApp, email, chat, Instagram, telepon, dll.
- Kolaborasi Tim: Chat internal, task, kalender, dan penyimpanan file dalam satu sistem.
- Analitik & Laporan: Lacak performa staf dan efektivitas kampanye pemasaran.
- Aplikasi Mobile: Akses data CRM dan komunikasi dari mana saja.
- Automasi & Kampanye: Jalankan kampanye email, iklan, dan trigger otomatis di pipeline.
- CoPilot AI: Bantu input data otomatis dan ringkas percakapan dengan kecerdasan buatan.
8. Salesforce
Salesforce adalah ekosistem CRM berbasis cloud yang dirancang untuk kebutuhan sekolah dan perguruan tinggi. Aplikasi ini bisa membantu operasional sekolah mulai dari pemasaran, admisi, manajemen mahasiswa, hingga alumni dan donatur. Salesforce sangat fleksibel, dapat dikustomisasi untuk institusi pendidikan tinggi dan sekolah besar.
Fitur unggulan:
- Integrasi SIS: Sinkronisasi dua arah antara CRM dan sistem akademik kampus.
- Recruitment & Admissions: Kelola prospek, aplikasi online, dan review dokumen secara efisien.
- Student Timeline & Analytics: Lacak seluruh perjalanan calon siswa dalam satu tampilan.
- 360° Mahasiswa: Satu dashboard untuk data akademik, keuangan, dan aktivitas kampus.
- Fundraising & Alumni: Kelola kampanye donasi, riset donor, dan hubungan alumni secara menyeluruh.
- Einstein AI: Kecerdasan buatan untuk prediksi dan rekomendasi strategis.
9. HubSpot CRM
HubSpot CRM cocok untuk institusi pendidikan yang ingin mulai menerapkan CRM dengan mudah, terutama untuk kebutuhan pemasaran digital. Teknologi HubSpot berbasis cloud, sehingga lebih praktis tanpa perlu setup teknis yang rumit. Tersedia juga versi gratis dengan fitur dasar yang bisa dicoba.
Fitur unggulan:
- Email & Prospect Tracking: Lacak siapa yang buka/klik email dan kunjungan ke website sekolah.
- Meeting Scheduler: Calon siswa bisa booking sesi konsultasi langsung ke kalender staf.
- Live Chat & Chatbot: Tingkatkan interaksi di situs sekolah dengan chat otomatis.
- Pipeline & Deals: Pantau status prospek dari awal hingga pendaftaran.
- Integrasi Luas: Mudah dihubungkan dengan berbagai tools, dari form online hingga Zoom.
10. Freshsales
Freshsales memiliki CRM modern berbasis AI untuk penjualan dan pemasaran pendidikan. Aplikasi ini tampilan bersih, fitur omnichannel, dan dukungan AI (Freddy) untuk membantu institusi dalam mengelola prospek secara efisien. Selain itu, Freshsales cukup fleksibel disesuaikan untuk kebutuhan pemasaran serta admisi yang lebih cerdas.
Fitur unggulan:
- Kanban & Multiple Pipelines: Kelola berbagai program pendidikan dalam pipeline terpisah.
- Lifecycle & Custom Fields: Tandai status prospek (misal: subscriber atau pendaftar) dan tambahkan kolom kustom.
- Built-in Chat, Email & Phone: Semua komunikasi tersimpan langsung dalam sistem.
- Email Templates & Automation: Kirim email massal otomatis sesuai tahapan prospek.
- Freddy AI Scoring: Prioritaskan calon siswa berdasarkan aktivitas dan minat.
- Basic Workflows: Otomatisasi sederhana untuk follow-up atau update status kontak.
Tips Memilih Software CRM untuk Industri Pendidikan
Perhatikan beberapa poin berikut sebelum memilih software CRM untuk industri pendidikan:
1. Sesuaikan dengan Skala Institusi
Identifikasi kebutuhan dan skala institusi Anda. Sekolah kecil cukup memakai CRM ringan seperti HubSpot atau Pipedrive, sementara kampus besar bisa memilih solusi lengkap seperti Mekari Qontak, Ellucian atau Salesforce. Pilih platform yang sesuai, namun tetap bisa berkembang seiring berjalannya waktu.
2. Prioritaskan Komunikasi Omnichannel
Pilih CRM yang mendukung berbagai kanal seperti email, WhatsApp, telepon, dan live chat. Integrasi omnichannel memudahkan interaksi dengan calon siswa tanpa kehilangan jejak percakapan. Mekari Qontak dan Bitrix24 jadi contoh yang mendukung fitur ini.
3. Pertimbangkan Otomatisasi dan AI
Pastikan solusi CRM memiliki fitur automasi untuk tugas rutin seperti follow-up email dan scoring prospek. Jika memungkinkan, pilih CRM yang dilengkapi AI seperti Mekari Qontak, Freshsales atau Salesforce untuk efisiensi kerja yang lebih tinggi.
4. Utamakan Kemudahan Penggunaan dan Support Lokal
Antarmuka yang user-friendly dan dukungan berbahasa Indonesia akan mempercepat adaptasi tim. Mekari Qontak misalnya, menyediakan support lokal dan pelatihan untuk mempermudah implementasi.
5. Cek Kemampuan Integrasi Sistem
5. Cek Kemampuan Integrasi Sistem
Pastikan CRM dapat terhubung dengan sistem akademik, keuangan, atau website pendaftaran yang sudah Anda gunakan. Integrasi yang mulus akan membuat proses kerja lebih efisien dan terpusat.
Kesimpulan
- Software CRM bisa menjadi solusi strategis bagi institusi pendidikan dalam membangun hubungan yang lebih baik dengan calon siswa, siswa aktif, dan alumni. Dengan sistem yang terpusat dan terotomatisasi, proses pemasaran, pendaftaran, hingga komunikasi jadi lebih efisien dan terukur.
- Sepuluh software CRM yang direkomendasikan di atas menawarkan fitur-fitur penting seperti omnichannel, automasi, dan analitik yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan tiap institusi.
- Pilih software CRM yang tepat, lalu latih tim Anda, dan rasakan dampaknya pada efisiensi operasional serta kepuasan seluruh pemangku kepentingan pendidikan.
