Top up kuota OCA (Omni Communication Application) digunakan sebagai sarana komunikasi resmi Telkom University untuk layanan WhatsApp Marketing, Email, dan SMS. Pada artikel berikut akan membahas alur pengajuan Top Up Kuota OCA di lingkup Telkom University.
Alur Pengajuan Top Up Kuota OCA
1. Pengisian Berita Acara (BA)
Tahap pertama adalah mengisi Berita Acara (BA) Top Up OCA dengan melengkapi informasi berikut:
- Jenis top up (WhatsApp Marketing / Email / SMS)
- Jumlah kuota yang diajukan
BA wajib:
- Ditandatangani oleh Kabag terkait sebagai penanggung jawab
- Digunakan sebagai dasar pengajuan resmi top up
Template BA dapat diunduh melalui tautan berikut:
👉 https://s.telkomuniversity.ac.id/ba-top-up-oca
2. Pengiriman Nota Dinas (NDE) ke Direktorat PUTI
Setelah BA ditandatangani, pemohon mengirimkan Nota Dinas (NDE) ke Direktorat PUTI dengan melampirkan:
- BA Top Up OCA yang telah ditandatangani
- Informasi jenis dan mata anggaran / DRK, sebagai dasar pertanggungjawaban dan penagihan
Tahap ini memastikan bahwa pengajuan top up telah sesuai dengan perencanaan anggaran unit kerja.
3. Proses Top Up Kuota oleh OCA
Direktorat PUTI akan:
- Mengajukan BA yang telah diterima ke OCA Indonesia
- Memproses permintaan pengisian kuota sesuai pengajuan
Setelah proses top up dari pihak OCA selesai, Direktorat PUTI akan langsung:
- Mengisikan kuota ke akun Sub Unit yang mengajukan top up
4. NDE Balasan dan Konfirmasi Tagihan
Sebagai tindak lanjut, Direktorat PUTI akan mengirimkan NDE balasan kepada pemohon yang berisi:
- Bukti top up kuota telah berhasil
- Informasi penerbitan tagihan
Ketentuan Waktu Penerbitan Tagihan
- Pengajuan tanggal 1–10 → tagihan terbit bulan berikutnya
- Pengajuan setelah tanggal 10 → tagihan terbit dua bulan berikutnya
Ketentuan ini perlu diperhatikan agar unit kerja dapat menyesuaikan jadwal administrasi dan pertanggungjawaban anggaran.
5. Pertanggungjawaban dan Salinan Dokumen
Setelah tagihan diterbitkan:
- Pemohon melakukan pertanggungjawaban sesuai ketentuan keuangan yang berlaku
- Pemohon wajib mengirimkan salinan dokumen pertanggungjawaban ke Direktorat PUTI
- Dokumen ini akan dilampirkan dalam proses pertanggungjawaban total
Dengan mengikuti alur pengajuan top up kuota OCA secara tertib, proses pengisian kuota, penagihan, dan pertanggungjawaban dapat berjalan lebih cepat, akurat, dan sesuai ketentuan Universitas Telkom.
Untuk memastikan kelancaran proses, pemohon diharapkan:
- Mengisi dokumen dengan lengkap dan benar
- Memperhatikan jadwal pengajuan terkait penerbitan tagihan
- Menyimpan seluruh dokumen sebagai arsip pertanggungjawaban
