Sekilas Tentang My TelU Mobile Content
My Tel-U Mobile Content merupakan aplikasi yang digunakan oleh civitas akademik Universitas Telkom untuk mengelola berbagai konten pada aplikasi MyTel-U Mobile. Melalui aplikasi ini, admin dapat mengunggah berita, mengelola banner informasi kegiatan akademik maupun kemahasiswaan, serta mengelola presensi peserta pada berbagai acara menggunakan fitur pemindaian QR Code.
Panduan ini menjelaskan tata cara melakukan presensi bagi peserta eksternal atau tamu melalui fitur External Presence pada aplikasi MyTel-U Mobile. Presensi dilakukan dengan memindai QR Code atau mengakses tautan yang dibagikan oleh penyelenggara acara. Selanjutnya, peserta mengisi data identitas, seperti NIP/NIK/NIM, nama, email, jabatan atau profesi, serta asal institusi, kemudian memberikan izin akses lokasi sebagai proses validasi kehadiran. Setelah data berhasil dikirim, sistem akan mencatat kehadiran peserta dan menampilkan notifikasi bahwa presensi telah berhasil dilakukan.
Fitur Presensi Eksternal
Berikut ini beberapa bagian yang terdapat pada fitur External Presence, yaitu:
- External Presence: menambahkan fitur External Presence pada aplikasi MyTel-U Mobile yang memungkinkan peserta eksternal atau tamu melakukan presensi secara mandiri melalui QR Code atau tautan formulir tanpa harus memiliki akun MyTel-U
- QR Code External: menambahkan QR Code khusus peserta eksternal yang dapat dibagikan oleh penyelenggara acara sebagai media untuk mengakses formulir presensi
- Form Presensi External: menyediakan formulir presensi bagi peserta eksternal yang berisi informasi identitas seperti NIP/NIK/NIM, nama lengkap, email, jabatan/profesi, dan asal institusi sebelum melakukan presensi
- Validasi Lokasi Presensi: Menambahkan validasi lokasi pada proses presensi untuk memastikan peserta memberikan izin akses lokasi sebagai salah satumekanisme verifikasi kehadiran
- Validasi Jadwal Presensi: menambahkan validasi waktu presensi agar peserta hanya dapat melakukan presensi selama periode acara berlangsung. Sistem akan menolak akses apabila presensi belum dimulai atau telah berakhir
- Notifikasi Presensi Berhasil: Menambahkan halaman konfirmasi setelah proses presensi berhasil dilakukan sebagai informasi bahwa data kehadiran peserta telah berhasil direkam oleh sistem
- Notifikasi Izin Lokasi: menambahkan popup pemberitahuan apabila pengguna belum mengaktifkan izin lokasi, sehingga pengguna dapat memberikan akses lokasi sebelum melanjutkan proses presensi
- Informasi Detail Acara: menampilkan informasi agenda, lokasi, serta waktu pelaksanaan acara pada halaman Form Presensi untuk memberikan informasi kepada peserta sebelum melakukan presensi
- Download QR Code External: menambahkan fitur unduh QR Code External yang dapat digunakan oleh penyelenggara untuk mencetak atau membagikan QR Code kepada peserta eksternal
- Formulir Presensi melalui Link: Menambahkan akses Form Presensi melalui tautan (URL) selain QR Code sehingga peserta eksternal tetap dapat melakukan presensi apabila QR Code tidak dapat dipindai
Langkah-Langkah Mengakses Fitur Form Presensi untuk Peserta Eksternal
Fitur form presensi eksternal digunakan oleh peserta eksternal untuk membuka halaman presensi melalui QR Code atau form presensi. Sebelum melakukan presensi, pastikan:
- Perangkat terhubung ke internet
- Browser mendukung akses lokasi (Google Chrome, Microsoft Edge, Safari, dan sejenisnya)
- GPS/Location pada perangkat telah diaktifkan
- Pengguna telah memperoleh QR Code atau Link Form Presensi dari penyelenggara acara
Cara Mengakses Form Presensi Eksternal Melalui QR Code
Berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh peserta eksternal untuk mengakses form presensi eksternal melalui QR Code:
- Buka aplikasi kamera atau aplikasi pemindai QR Code pada perangkat.
- Arahkan kamera ke QR Code External Presence.
- Ketuk tautan yang muncul setelah QR Code berhasil dipindai.
- Browser akan membuka halaman External Presence.
- Pastikan informasi acara yang ditampilkan sesuai, meliputi:
a. Agenda
b. Tempat pelaksanaan
c. Waktu pelaksanaan - Lanjutkan dengan mengisi form presensi yang meliputi:
a. NIP/NIK/NIM
b. Nama lengkap
c. Email
d. Jabatan/profesi
e. Asal institusi - Pastikan seluruh data sudah sesuai dan terisi
- Klik tombol kirim
- Sistem akan menampilkan informasi “Kehadiran Anda sudah kami rekam. Terima kasih telah berpartisipasi”
Berikut ini hal yang harus Anda perhatikan ketika melakukan presensi menggunakan QR Code:
- Pastikan GPS/Location telah aktif
- Jika perangkat belum mengaktifkan GPS/Location, Browser akan menampilkan permintaan akses lokasi
- Klik Allow atau Izinkan
- Tunggu hingga browser memberikan akses lokasi, dan lokasi perangkat berhasil diakses oleh sistem. Apabila pengguna belum memberikan izin lokasi, sistem akan menampilkan pesan “Izin lokasi diperlukan, Pengguna diminta mengaktifkan izin lokasi melalui browser sebelum melanjutkan proses presensi”
Cara Mengakses Form Presensi Eksternal Melalui Tautan
Berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh peserta eksternal untuk mengakses form presensi eksternal melalui Tautan:
- Buka tautan form presensi yang diberikan oleh penyelenggara melalui browser
- Sistem akan mengarahkan ke halaman presensi eksternal
- Pastikan informasi acara yang ditampilkan sesuai, meliputi:
a. Agenda
b. Tempat pelaksanaan
c. Waktu pelaksanaan - Lanjutkan dengan mengisi form presensi yang meliputi:
a. NIP/NIK/NIM
b. Nama lengkap
c. Email
d. Jabatan/profesi
e. Asal institusi - Pastikan seluruh data sudah sesuai dan terisi
- Klik tombol kirim
- Sistem akan menampilkan informasi “Kehadiran Anda sudah kami rekam. Terima kasih telah berpartisipasi”
Berikut ini hal yang harus Anda perhatikan ketika melakukan presensi menggunakan Tautan:
- Pastikan GPS/Location telah aktif
- Jika perangkat belum mengaktifkan GPS/Location, Browser akan menampilkan permintaan akses lokasi
- Klik Allow atau Izinkan
- Tunggu hingga browser memberikan akses lokasi, dan lokasi perangkat berhasil diakses oleh sistem. Apabila pengguna belum memberikan izin lokasi, sistem akan menampilkan pesan “Izin lokasi diperlukan, Pengguna diminta mengaktifkan izin lokasi melalui browser sebelum melanjutkan proses presensi”
