OCA (Omni Communication Assistant) merupakan layanan komunikasi omnichannel yang digunakan untuk kebutuhan broadcast WhatsApp, SMS, dan Email di lingkungan Telkom University.
Layanan OCA digunakan oleh Direktorat, Fakultas, Program Studi, dan Unit kerja untuk mendukung penyampaian informasi secara cepat, terintegrasi, dan terdokumentasi.
Setiap Direktorat, Fakultas, maupun Unit kerja wajib menginformasikan nomor PIC pemegang akun OCA yang aktif untuk memudahkan proses koordinasi, monitoring layanan, penyampaian informasi, serta tindak lanjut apabila terdapat kendala terkait layanan OCA.
Pada panduan ini akan membahas terkait:
- Harga Terbaru Top Up Kuota OCA
- Pengajuan Top Up Kuota OCA
- Pembayaran Tagihan OCA
- Perubahan Authentikasi OCA
- Reset Password OCA
- Pengajuan Akun OCA
Harga Terbaru Top Up Kuota OCA
Sesuai dengan SPH OCA No Tel.020729/LG.220/T2R-0C000000/2026 terkait Harga Kuota OCA 2026, berikut merupakan detail harga yang dapat diperhatikan sebelum melakukan Top Up. Harga ini belum termasuk dengan PPN (11%)
1. PANDUAN PENGAJUAN TOP UP KUOTA OCA
Pengajuan Top Up OCA dilakukan langsung oleh user kepada OCA Indonesia tanpa melalui Direktorat PUTI. Seluruh proses verifikasi, pelaksanaan top up, hingga penerbitan tagihan dilakukan langsung oleh pihak OCA Indonesia. Direktorat PUTI hanya berperan sebagai fungsi monitoring jika terdapat kendala saat proses top up.
Alur Pengajuan Top Up OCA
- User mengajukan permohonan Top Up OCA secara langsung melalui tel-u.ac.id/form-topup-oca dan melakukan konfirmasi pada Group Koordinasi OCA Tel-U. Bagi PIC yang belum bergabung ke Group Koordinasi OCA Tel-U dapat menghubungi service desk.
- User mengisi form dan melampirkan Berita Acara (BA) menggunakan penomoran dari direktorat/fakultas terkait dan sudah ditandatangani oleh Kabag & Direktur.
- Pengajuan yang diterima oleh OCA untuk diverifikasi. Jika sudah sesuai, BA akan ditandatangani oleh OCA dan proses top up akan dilanjutkan.
- User menerima kuota sesuai dengan BA yang telah diajukan.
Ketentuan:
- User wajib memastikan jumlah kuota dan total biaya sesuai kebutuhan broadcast pada BA (template BA : s.telkomuniversity.ac.id/ba-top-up-oca)
- User wajib mencantumkan alamat email akun oca pada Form Top Up OCA untuk mempermudah proses pengiriman kuota.
2. PANDUAN PEMBAYARAN TAGIHAN OCA
Proses pembayaran dilakukan setelah user menerima tagihan top up OCA dari Telkom Indonesia.
Alur Pembayaran OCA
- Telkom Indonesia mengunggah dokumen tagihan OCA dan akan diinfokan di group koordinasi OCA Tel-U
- User melakukan proses pertanggungan pembayaran ke Direktorat Keuangan.
- Setelah pembayaran selesai dilakukan, user wajib mengunggah bukti pembayaran pada form tel-u.ac.id/bukti-bayar-oca dan melakukan konfirmasi pada Group Koordinasi OCA Tel-U.
Ketentuan Waktu Penerbitan Tagihan
- Pengajuan tanggal 1–10 → tagihan terbit bulan berikutnya
- Pengajuan setelah tanggal 10 → tagihan terbit dua bulan berikutnya
3. PANDUAN PENGAJUAN PERUBAHAN DATA AUTENTIKASI OCA
Perubahan authentikasi dilakukan apabila terdapat kebutuhan perubahan data autentikasi akun OCA.
Alur Pengajuan Perubahan Data Autentikasi OCA
- User membuat dan menandatangi surat pernyataan yang menyatakan untuk mengajukan perubahan data autentikasi yang ditujukan kepada OCA.
- Pengajuan perubahan authentikasi melalui form : https://tel-u.ac.id/perubahan-info-akun-oca. Setelah mengisi form, mohon melakukan konfirmasi pada Group Koordinasi OCA Tel-U.
- OCA menerima pengajuan perubahan dan melakukan proses perubahan autentikasi.
- OCA akan menginfokan jika perubahan sudah selesai dilakukan.
Ketentuan
- Surat Pernyataan di tanda tangani setara Kabag dan Direktur. (template Surat Pernyataan : http://tel-u.ac.id/surat-pernyataan)
- User Mengisi nomor/email lama dan nomor/email baru untuk perubahan autentikasi pada form pengajuan perubahan.
4. PANDUAN PENGAJUAN RESET PASSWORD OCA
Reset password OCA dilakukan apabila user mengalami kendala login, lupa password, atau membutuhkan perubahan password akun OCA.
Alur Pengajuan Reset Password OCA
- User mengajukan permohonan reset password akun OCA melalui group koordinasi. User wajib menginfokan apakah akun tersebut terintegrasi dengan aplikasi/tidak. Dikarenakan perubahan password akan mempengaruhi proses blast dengan aplikasi dan perlu dilakukan pengaturan ulang.
- Direktorat PUTI akan melakukan proses reset password akun OCA.
- Password baru akan diinformasikan kepada user setelah proses reset selesai dilakukan.
5. PANDUAN PENGAJUAN AKUN BARU OCA
Pengajuan akun baru OCA dilakukan apabila Direktorat, Fakultas, Program Studi, atau Unit membutuhkan akun baru untuk kebutuhan layanan broadcast WhatsApp, SMS, maupun Email. Namun pengajuan tersebut akan disesuaikan kembali dengan kuota akun OCA. Jika kuota akun sudah habis, maka tidak akan diproses atau akan dikenakan biaya tambahan untuk pengajuan akun baru.
Alur Pengajuan Akun Baru OCA
- User mengajukan permohonan akun OCA melalui NDE kepada Direktorat PUTI beserta dengan informasi terkait penanggung jawab akun.
- Direktorat PUTI melakukan pengecekan ketersediaan kuota akun OCA.
- Jika kuota tersedia, Direktorat PUTI akan melakukan pengaturan email akun OCA.
- Direktorat PUTI meneruskan pengajuan akun kepada OCA Indonesia.
- OCA Indonesia melakukan proses pembuatan akun OCA.
- Informasi akun OCA akan disampaikan kepada user setelah akun selesai dibuat.
Ketentuan
- User wajib mencantumkan PIC pemegang akun OCA beserta nomor aktif yang dapat dihubungi.
- Proses pembuatan akun mengikuti kebijakan dan verifikasi dari OCA Indonesia.
- User bertanggung jawab terhadap penggunaan akun OCA yang diberikan.
- Akun OCA hanya digunakan untuk kebutuhan resmi institusi.
Demikian panduan layanan OCA di lingkungan Telkom University. Dengan mengikuti alur dan ketentuan yang berlaku, diharapkan proses pengajuan layanan OCA dapat berjalan lebih tertib, efektif, dan terdokumentasi dengan baik.
Untuk meningkatkan keamanan akses akun OCA, seluruh admin Direktorat, Fakultas, maupun Unit juga diwajibkan mengaktifkan fitur Two Factor Authentication (2FA) pada akun OCA masing-masing.
Panduan login dan aktivasi 2FA OCA dapat diakses melalui artikel berikut:
JIka ada pertanyaan terkait OCA dapat menghubungi Service Desk PUTI.
