Diagram proses bisnis, yang juga disebut sebagai business process diagram (BPD), adalah sebuah representasi visual yang menunjukkan berbagai langkah atau aktivitas dalam suatu proses bisnis. BPD menyajikan alur langkah demi langkah dari proses tersebut dengan cara yang sederhana, sehingga memudahkan pemahaman dalam waktu yang singkat.
Dalam sebuah bisnis, dikenal suatu istilah strategi yang namanya Business Process Diagram atau (BPD). Bagi pebisnis, mungkin masih terasa asing. Namun, sebenarnya Business Process Diagram akan sangat membantu dalam menjalankan bisnis. Seperti apa Business Process Diagram itu? Simak penjelasannya berikut ini.
Apa itu Business Process Diagram
BPD adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang akan dilakukan dalam menjalankan bisnis. Business Process Diagram (BPD) diibaratkan sebagai representasi grafis dari serangkaian aktivitas yang membentuk proses bisnis yang mencakup aktivitas, peristiwa, dan gateway yang dihubungkan oleh aliran urutan. BPD berfungsi sebagai alat komunikasi untuk membantu antar tim developer dengan para pemangku kepentingan dalam memahami, menganalisis, dan memperbaiki proses bisnis yang ada.
Bagi pebisnis, Business Process Diagram merupakan cara yang bisa memudahkan dalam menjalankan semua aktivitas terkait bisnis. Mengingat ada banyak aktivitas. Misalnya dalam siklus Sales Order. Terdapat aktivitas pesanan, mengecek kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan barang di dalam gudang, serta mengkonfirmasi penerimaan pesanan dari konsumen. Semua data aktivitas tersebut dapat digambarkan dalam Business Process Diagram.
Tujuannya untuk memberikan pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran aktivitas yang sedang terjadi dalam proses bisnis. Jadi, sangat penting untuk memahami untuk membuat sebuah Business Process Diagram.
Elemen-Elemen dalam Business Process Diagram
Elemen-elemen dalam Business Process Diagram pada gambar ini terdiri dari berbagai simbol yang memiliki fungsi berbeda untuk merepresentasikan proses bisnis. Berikut adalah penjelasannya:
Start of Process (Awal Proses)
- Simbol: Lingkaran kecil
- Fungsi: Menunjukkan titik awal dari suatu proses bisnis, menandakan bahwa proses telah dimulai.
End of Process (Akhir Proses)
- Simbol: Lingkaran tebal kecil
- Fungsi: Menunjukkan titik akhir dari suatu proses, menandakan bahwa seluruh tahapan dalam proses telah selesai.
Process Activity (Aktivitas dalam Proses)
- Simbol: Persegi panjang dengan sudut membulat
- Fungsi: Mewakili aktivitas atau tugas tertentu dalam suatu proses bisnis. Informasi mengenai aktivitas tersebut ditulis di dalam simbol ini.
Decision (Keputusan)
- Simbol: Bentuk belah ketupat (diamond)
- Fungsi: Menunjukkan adanya titik keputusan dalam proses. Informasi terkait keputusan yang harus diambil ditulis di dalam simbol ini.
Flow (Alur/Arus Proses)
- Simbol: Panah lurus
- Fungsi: Menunjukkan arah aliran informasi atau proses dari satu elemen ke elemen lainnya.
Supporting Information (Informasi Penjelasan)
- Simbol: Panah putus-putus
- Fungsi: Digunakan untuk memberikan informasi tambahan dalam Business Process Diagram (BPD). Jika diperlukan, panah putus-putus ini dapat menghubungkan elemen penjelasan dengan simbol lain dalam diagram.
Diagram ini membantu memvisualisasikan alur kerja suatu proses bisnis, sehingga mempermudah analisis dan perbaikan proses jika diperlukan.
Baca juga : Apa itu FTTH
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membuat Business Process Diagram
Ada beberapa poin yang harus diperhatikan sebelum membuat sebuah Business Process Diagram. Berikut point-point tersebut.
Memahami dan mengidentifikasi proses bisnis
Adapun yang harus dilakukan adalah mengembangkan observasi Proses bisnis organisasi dan arus data, fungsi-fungsi bisnis, mengidentifikasi departemen, dan pihak luar bisnis. Di tahap ini kita harus mengenali aliran data, dokumen yang terlibat sebagai input dan output, serta aktor dan prosedur pemrosesan data.
Membiarkan komponen tertentu
Business Process Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan apa yang sedang terjadi. Namun, tak mendetail bagaimana prosesnya dan ditaruh mana dokumen akan disimpan atau pilihan teknologi yang dipakai.
BPD hanya menggambarkan apa yang terjadi dalam proses, meskipun dokumen diidentifikasi, mereka tidak ditampilkan secara khusus seperti dalam flowchart.
Memutuskan seberapa rinci data yang akan dimasukkan
Business Process Diagram digambar secara detail dengan tujuan memudahkan untuk melakukan evaluasi apakah tugasnya sudah dipisahkan sesuai atau tidak.
Seperti pada Data Flow Diagram (DFD), kita dapat menentukan tingkat detail dari BPD. Proses dapat digambarkan secara high-level, sementara detail lebih lanjut dapat digambarkan pada diagram terpisah untuk mempermudah pemahaman.
Mengelola Bagan
Pada dasarnya, Business Process Diagram terdiri atas dua kolom dan mungkin banyak garis untuk menjelaskan setiap kolomnya.
Memasukkan setiap proses bisnis
Selanjutnya adalah memasukkan setiap aktivitas dalam proses bisnis di dalam diagram sesuai dengan baris yang sudah ditentukan. Tunjukkan di mana proses bisnis dimulai dan berakhir, serta tempatkan proses dalam urutan yang tepat.
Lalu gunakan elemen-elemen Business Process Diagram atau simbol yang sesuai dengan menuliskan deskripsi dari setiap simbol tersebut.
Menggambar sketsa kasar
Poin selanjutnya adalah menggambar sketsa kasar diagram proses bisnis dan meninjaunya dengan orang yang mengerti sistem. Dengan fokus pada penuangan isi dan penjelasan aktivitas proses.
Kemudian menyempurnakannya sehingga diagram tersebut bisa digambar secara akurat dan bisa dipahami secara mudah.
Membuat Salinan final BPD
Dengan mencantumkan nama, tanggal, serta nama pembuat pada diagram tersebut.
Itulah penjelasan dan hal-hal yang harus diperhatikan ketika membuat Business Process Diagram atau BPD.
Baca Juga : OSI Layer 2
Contoh Business Process Diagram
Berikut ini adalah contoh Business Process Diagram (BPD) yang menggambarkan alur dan langkah-langkah dalam suatu proses bisnis secara visual, sehingga memudahkan pemahaman dan analisis terhadap proses yang berlangsung.
Kesimpulan
Business Process Diagram (BPD) merupakan alat yang sangat berguna dalam menggambarkan langkah-langkah dan aktivitas dalam suatu proses bisnis secara visual. Dengan menggunakan simbol-simbol yang memiliki fungsi berbeda, BPD memudahkan pemahaman alur kerja dan interaksi antar elemen dalam proses bisnis. Pentingnya BPD terletak pada kemampuannya untuk menyajikan informasi yang kompleks dengan cara yang sederhana, sehingga memfasilitasi komunikasi antara tim pengembang dan pemangku kepentingan.
Sebelum membuat BPD, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti memahami proses bisnis, menentukan tingkat detail yang akan dimasukkan, dan mengelola diagram dengan baik. Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat, BPD dapat menjadi alat yang efektif untuk menganalisis dan memperbaiki proses bisnis, serta memberikan gambaran yang jelas tentang aktivitas yang terjadi dalam organisasi.
Referensi
https://www.sciencedirect.com/topics/computer-science/business-process-diagram
Penulis : Meilina Eka A
